Quality Management System

Sistema de Gestión de la Calidad

El ITM cuenta con un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) que permite administrar y gestionar bajo un enfoque por procesos. Este sistema fue formalizado en junio de 2008 mediante el Acuerdo N°006 del Consejo Directivo y Certificado por el Icontec en diciembre de 2008 en las normas NTC ISO 9001 y NTC GP1000, estas normas son muy similares, sin embargo, la GP1000 es aplicable para las Entidades Públicas diferenciándose en aspecto como:

  • Hace una categorización explicita de los procesos en 4 grupos: Estratégicos, Misionales, de Apoyo y de EVALUACIÓN (de mejoramiento).
  • Medición no solo de la Eficacia sino de la EFICIENCIA y la EFECTIVIDAD en todas las actuaciones.
  • Retroalimentación con el cliente, incluidas sus peticiones, quejas, reclamos, percepciones y sugerencias.
  • Mecanismos de participación ciudadana.
  • Mapa de Riesgos que constituyen una herramienta para determinar acciones preventivas.
  • Poner a disposición de las partes interesadas los resultados pertinentes del Sistema de Gestión de la Calidad aplicando el principio de transparencia.

Los resultados de la auditoria externa anuales desde el año 2008 han sido exitosos evidenciados en la certificación y recertificación en los años 2011 y 2014 del Sistema, permitiendo a la Institución concebir un concepto de calidad integral.

Al estar certificados en la norma ISO 9001 que es un estándar internacional, el ITM obtiene el certificado de la Red Internacional de Certificación más importante del mundo IQNet, red mundial de los principales organismos de certificación; con numerosos socios que abarca cientos de oficinas y filiales en todo el mundo. Esta Certificación Internacional garantiza que el Instituto Tecnológico Metropolitano- ITM cumple con todas las condiciones de aseguramiento de la calidad conocidas como ISO 9000.

El SGC está articulado con la Filosofía Institucional, con el Plan de Desarrollo y con la Estructura Académico-Administrativa buscando siempre una alineación con la estrategia; su estructura se ha realizado a partir de la determinación de los procesos, lo que denominamos Mapa de Procesos que comprenden los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación, y a su vez se demuestra los rasgos distintivos de cada proceso y la secuencia e interacción de los mismos a través de las caracterizaciones.

  • Garantizar una gestión con solidez financiera para un desarrollo institucional sostenible con criterio de equidad en la disponibilidad y asignación de recursos apropiados para el desarrollo académico y administrativo.
  • Desarrollar procesos formativos que posicionen cada vez más al ITM ante el Estado y la Sociedad, mediante el aseguramiento de altos niveles de calidad de un servicio educativo con pertinencia social y académica.
  • Fortalecer la interacción del ITM en el ámbito local, regional, nacional e internacional, mediante la extensión de las fortalezas institucionales y de las acciones de cooperación con los sectores social, académico y productivo.
  • Incrementar la producción de conocimiento científico y tecnológico para la innovación y el desarrollo mediante la creación de grupos en nuevos campos del conocimiento, el fortalecimiento de los existentes, el mejoramiento cuantitativo y cualitativo de los resultados de investigación y de la transferencia del conocimiento.
  • Consolidar una cultura de bienestar, expresada en creación y consolidación de espacios y programas, que favorezca el crecimiento, personal, intelectual, social, laboral, espiritual y cultural de los miembros de la comunidad académica.
  • Diseñar e implementar estrategias y mecanismos de comunicación, inclusión e interiorización que permitan posicionar al ITM consolidando la imagen institucional.
  • Fortalecer el desarrollo institucional mediante el seguimiento y mejoramiento continuo de sus procesos, incrementando la eficacia, eficiencia y efectividad y la satisfacción de las necesidades del cliente.
  • Gestionar y administrar talento humano idóneo, mediante la oportunidad y calidad en la prestación de los servicios para satisfacer las necesidades del cliente.

Los procesos estratégicos definen las directrices, políticas y metas; aquí encontramos el proceso de Planeación Institucional y el proceso de Gestión de la Comunicación, que a diferencia de otras instituciones, el ITM concibe la comunicación como una dimensión estratégica al ser el factor que hace posible que las personas se asocien para lograr objetivos comunes en tanto involucra todos los niveles y procesos de la Institución. La estrategia comunicacional plantea soluciones a la necesidad de divulgar las fortalezas desde las funciones misionales, así como socializar la gestión administrativa y la producción intelectual, buscando el posicionamiento y reconocimiento de la Institución y sus servicios, que permitan la consolidación de su imagen.

Los procesos misionales son la razón de ser de la Institución y definen las funciones sustantivas de Docencia, Investigación y Extensión, que se traducen en los procesos de Diseño Curricular, Desarrollo Curricular, Gestión de Conocimiento y Proyección Social. Así mismo, el ITM concibe Bienestar Institucional como un proceso misional, dado a su alianza estratégica con la académica y la implementación de acciones para la permanencia estudiantil, además que es una cultura que permea a toda la Comunidad ITM propiciando un ambiente adecuado para la prestación del servicio y la atención a las necesidades de los estudiantes. Y el proceso de Internacionalización del Conocimiento, asumido institucionalmente desde la Misión, permitiendo la transversalización de este con los programas académicos, así como la cooperación entre instituciones del entorno local, regional, nacional e internacional como un medio de intercambio de conocimientos, tendiente a mejorar los procesos institucionales.

También están los procesos de apoyo que provisionan, racionalizan y optimizan los recursos, además de gestionar acciones para el fortalecimiento financiero y la administración del talento humano para el correcto funcionamiento de los procesos estratégicos, misionales y de evaluación. Para ello la Institución se provee de los siguientes Procesos: Gestión de Biblioteca, Gestión de Laboratorios, Gestión Jurídica, Gestión Financiera, Adquisición de Bienes, Obras y Servicios, Administración de Bienes y Plataforma Tecnológica, Gestión del Talento Humano.

Finalmente, están los procesos de evaluación los cuales ejecutan actividades de monitoreo, seguimiento y control que permean a toda la Institución, estos son: Autoevaluación, Evaluación y Control, y Gestión de la Calidad, este último es quien Administra el Sistema de Gestión de la Calidad para contribuir al mejoramiento continuo de los procesos institucionales y de la prestación del servicio.

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El Mapa de Riesgos es una representación final del análisis y evaluación, la valoración y el plan de manejo, correspondiente a los riegos identificados en los diferentes procesos institucionales.  Éstos se clasifican en “Riesgos de Gestión” y “Riesgos de Corrupción”.

Un riesgo de corrupción, es la posibilidad de que por acción u omisión se use el poder para desviar la gestión de lo público hacia un beneficio privado.  En el mapa siempre aparecerá en la zona naranja y roja, debido a que la corrupción nunca será aceptada por su naturaleza.

Un riesgo de gestión, es la posibilidad de que suceda un evento que tendrá un impacto sobre los objetivos institucionales o de los procesos.  De acuerdo a la zona en que se ubique, se le dará el respectivo tratamiento.

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Para gestionar un proceso se determina la Caracterización en la que se describe los rasgos distintivos; esto es, cuando se identifican sus interrelaciones frente a los demás procesos de la entidad determinando sus proveedores (procesos internos o instancias externas) que entregan insumos y clientes que reciben un producto o servicio. La caracterización de los procesos es entonces, el esquema que permite ver en contexto de manera integral y secuencial aplicando el ciclo PHVA, la esencia del proceso frente al aporte que hace al logro de los objetivos institucionales.

Manual de Calidad

El Manual de Calidad es un documento donde se especifica la Misión y Visión del ITM con respecto a la calidad, se describe la gestión por procesos y se demuestra el liderazgo y compromiso con el Sistema a través de la definición de una Política y unos Objetivos de Calidad articulados con el Direccionamiento Estratégico y con los requerimientos y expectativas de las partes interesadas.

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Manual de Políticas de Operación

Las políticas de operación son un elemento de control que establece las guías de acción e imponen limitaciones y obligaciones sobre la forma de llevar a cabo la operación de la Institución.

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Manual de Riesgos

La institución ha implementado la metodología que sugiere el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP, identificando, evaluando y valorando los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia.

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Como un mecanismo de seguimiento y control es el establecimiento de manuales, procedimientos e instructivos, los cuales permiten preservar el saber hacer de la Institución, asegurar la estandarización, sistematización de los procesos, facilitar el entrenamiento de nuevos empleados y verificar los controles implementados asociados a las actividades. Los documentos asociados a cada proceso se encuentran en el siguiente enlace: