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Plan de Comunicaciones

En Colombia la comunicación es el “derecho a interrelacionarse con otras personas en diferentes contextos y a través de diversas herramientas y canales (incluyendo las TIC), intercambiando información, ideas, opiniones para el enriquecimiento mutuo. Incluye la libertad de expresión y de difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, la de la educación y el acceso al conocimiento, a la ciencia, a la técnica, y a los demás bienes y valores de la cultura”, según el Ministerio de las TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación).

En ese sentido, la comunicación es un acto que trasciende a todos los momentos y espacios de acción e interacción de la humanidad y, desde luego, a todos los individuos sin importar si cuentan o no con la totalidad de sus sentidos. De ahí su importancia para la gestión de los procesos -de diferente índole- en una sociedad, comunidad y organización.

En las organizaciones -públicas o privadas-, la comunicación cobra un valor especial para convertirse en un proceso estratégico que le garantice a sus integrantes la transmisión constante de lo valioso de sus responsabilidades y labores, aumente la confianza por el aporte que le hace a la institución y estimule su compromiso con los procesos misionales, estratégicos y de apoyo y el continuo desarrollo de la organización.

Es claro, entonces, que si una organización no logra comunicar en sus públicos internos y externos, los logros alcanzados, las diferentes decisiones que generan cambios institucionales y los procesos que mejoran su bienestar, no va a existir en ellos ni en la sociedad a la cual sirve.

Por lo anterior, el ITM, como institución de educación superior pública adscrita a la Alcaldía de Medellín y comprometida con el desarrollo humano e integral de la sociedad en Colombia, debe garantizar un proceso estratégico de comunicación pública, abierta y transparente que oriente al usuario, informe a sus públicos, explique los procesos, contextualice sobre la toma de decisiones, medie para la solución de conflictos, ayude a comprender las nuevas dinámicas de la educación y apoye estratégicamente los procesos misionales de docencia, investigación, extensión y bienestar institucional.

Este proceso estratégico lo lidera la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones del ITM, la cual diseña, adopta, promueve y desarrolla el Plan Estratégico de Comunicaciones ITM 2022-2025, que determina una serie de políticas, objetivos y directrices en materia de comunicación, información, publicidad, diseño, publicaciones y difusión, para establecer un relacionamiento directo con sus diferentes públicos y así fijar criterios claros en el manejo efectivo de la comunicación institucional, académica e informativa.

2. Marco conceptual

Importancia de las comunicaciones

El ITM requiere de un plan de comunicaciones que garantice no solo la comunicación entre nuestros públicos y entre ellos y nuestro entorno educativo, sino que ayude a mejorar los procesos misionales, estratégicos y de apoyo a transformar a nuestros estudiantes, docentes y personal administrativo, a entender los comportamientos de la comunidad académica y a propiciar encuentros de diálogo y conocimiento en torno a la palabra, la libre expresión y al aprendizaje constante.

Se trata de entender la importancia de poder contar con una herramienta estratégica y transformadora, como lo es este plan de comunicaciones, para el enriquecimiento humano y académico de nuestra comunidad con el fin de generar consciencia de su papel en el ITM, de su responsabilidad social y, especialmente, de su participación activa en la construcción de universidad y de sociedad de la mano de nuestra institución.

De esta manera, se concibe este plan como una política de comunicación pública que permite tener una comunidad ITM conectada con unas realidades académicas y laborales, tanto internas -propias de la institución- como externas de una sociedad cambiante, para poder tener ciudadanos actuando de manera conjunta con los sectores público y privado en un mundo globalizado en pro de la búsqueda permanente de soluciones a las problemáticas sociales.

Con este énfasis se pretende desarrollar un proceso de comunicaciones que, además de conectarse con el Plan de Desarrollo: “ITM hacía una era de universidad y humanidad”, garantice la legitimidad de la toma de decisiones de la administración del ITM, en cabeza de la rectoría, con los diferentes públicos de la institución; las oportunidades de encuentro entre los estamentos institucionales; y un efectivo sostenimiento de los procesos oficiales de comunicación.

Con base en lo expuesto, se ratifica que las comunicaciones del ITM son un proceso estratégico y trasversal en todas las áreas de la institución, enfocado en apoyar esencialmente al cumplimiento de los procesos y objetivos misionales de la organización mediante un relacionamiento constructivo en torno a la identificación clara de planes, estrategias, programas, proyectos y acciones comunicacionales.

Igualmente, la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones del ITM es la responsable de establecer con la Rectoría las políticas de operación de comunicaciones y publicaciones para toda la institución y garantizar una comunicación multidireccional de calidad a sus públicos a través de diferentes estrategias y medios de una manera innovadora y permanente, adaptándose a los constantes cambios de la academia y la sociedad.

Este Plan de Comunicaciones se articula con las seis líneas del Plan de Desarrollo: “ITM hacia una era de universidad y humanidad” de la siguiente manera:

Línea 1: Educación. En esta línea, el presente Plan de Comunicaciones define una serie de estrategias y acciones de difusión, información, publicidad y promoción para comunicar interna y externamente toda la gestión académica y de docencia de la institución.
Línea 2: Apropiación de la Ciencia, tecnología e innovación de alto nivel con sentido humano. En esta línea, el presente Plan de Comunicaciones define una serie de estrategias y acciones de difusión, información y promoción para comunicar interna y externamente toda la gestión investigativa en torno a la ciencia, la tecnología, la innovación y las artes de la institución.
Línea 3: Proyección social para generar transformaciones humanas y sostenibles. En esta línea, el presente Plan de Comunicaciones define una
serie de estrategias y acciones de difusión, información, publicidad y promoción para comunicar interna y externamente toda la gestión de extensión académica y social de la institución.
Línea 4: Interculturalidad, ciudadanía y cosmopolítica para la formación de ciudadanos glocales. En esta línea, el presente Plan de Comunicaciones define una serie de estrategias y acciones de difusión, información y promoción para comunicar interna y externamente toda la gestión de relaciones corporativas y relaciones internacionales de la institución.
Línea 5: Sistema de BienEstar ITM para el desarrollo humano sostenible. En esta línea, el presente Plan de Comunicaciones define una serie de estrategias y acciones de difusión, información y promoción para comunicar internamente toda la gestión de bienestar institucional.
Línea 6: Innovación administrativa al servicio de la academia. En esta línea, el presente Plan de Comunicaciones define una serie de estrategias y acciones de difusión, información, publicidad y promoción para comunicar interna y externamente toda la gestión administrativa, financiera y jurídica (cuando se requiera) institucional.
Finalmente, la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones trabaja en el cumplimiento del Sistema Integrado de Gestión.

Antecedentes y diagnóstico institucional

Este plan estratégico de comunicaciones nace a partir de la formulación del Plan de Desarrollo 2022-2025: ITM hacia una era de universidad y humanidad, el cual guarda relación en algunos aspectos con el Plan de Desarrollo 2020-2023: “ITM a otro nivel”, luego de la interrupción abrupta de este tras el fallecimiento del rector de entonces, quien estuvo dos años al frente de la institución.

No obstante, en materia comunicacional, este plan estratégico de comunicaciones corrige de fondo y forma los procesos, lineamientos y tono de los mensajes del anterior plan de comunicaciones 2020-2023 y suma, especialmente, las nuevas dinámicas de la comunicación multidireccional y multiplataforma que se generaron en la academia y en la sociedad tras la pandemia del Covid-19, que mantuvo las aulas de clase del ITM y de la mayoría de las instituciones de educación superior de Colombia y el mundo clausuradas durante los años 2020 y 2021. De ahí que este Plan Estratégico de Comunicaciones se plantee con una proyección para un periodo mayor: 2022-2034.

Además, con base en la información levantada por la Dirección de Planeación institucional para la formulación del Plan de Desarrollo 2022-2025 con los aportes de los estudiantes, docentes, egresados y funcionarios del ITM, entre otros públicos; los datos y comentarios arrojados por la medición de Clima Organizacional 2022 sobre el proceso de comunicación, que fue calificado como nivel bajo; y las apreciaciones sobre el manejo de las comunicaciones de profesores, alumnos, directivos y empleados, se adopta la siguiente matriz DOFA para evaluar el estado y la percepción de la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones en la institución:

Debilidades de la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones:

  • Proceso de comunicación interna poco efectivo sin estrategias claras, eficaces y contundentes para garantizar una efectiva comunicación con la comunidad ITM.
  • Falta de seriedad en los mensajes y la comunicación, según algunos públicos de la institución.
  • Imagen negativa de la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones entre algunos públicos de la institución por su supuesta falta de gestión oportuna y efectiva para las dependencias misionales, estratégicos y de apoyo.
  • Falta de credibilidad y confianza por parte de algunos públicos de la institución en el trabajo de la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones.
  • Percepción negativa entre algunos públicos de la institución por no continuar con la producción de los medios propios, como Contraseña (programa de televisión institucional), la emisora del ITM (radio virtual) y La Tekhné física (periódico institucional).
  • Desconexión de la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones con las necesidades del momento de la institución.
  • Falta de actualización permanente del sitio web y de mayor información de los procesos.
  • Publicaciones con errores de redacción y ortografía.
  • Poca visibilidad a las actividades académicas e investigativas de los docentes y estudiantes la institución.
  • Proceso de gestión de marca del ITM poco efectivo que afecta la imagen institucional en los públicos externos, específicamente, porque el ITM no es percibida ni dimensionada como institución de educación superior, sino como instituto de educación para el trabajo.
  • Ausencia de una coordinación para los procesos de comunicación interna con las diferentes áreas de cobertura y apoyo en la institución.
  • Ausencia de una coordinación de los procesos de atención al ciudadano en las diferentes sedes.
  • Percepción de una comunicación únicamente reactiva y no propositiva entre los diferentes públicos de la institución.
  • Falta de articulación para la realización de campañas comunicacionales y eventos con las áreas que garanticen la ejecución de los procesos misionales, estratégicos y de apoyo.
  • Falta de difusión de las políticas de operación de comunicaciones y el quehacer de la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones ante las diferentes dependencias de la institución.
  • Falta de renovación de algunos equipos y herramientas tecnológicas para la realización de contenido, campañas y atención al usuario obsoletos o desactualizados.
  • Limitación de la impresión de piezas gráficas en policromía, por la falta de máquinas modernas en el Taller de Artes Gráficas.
  • Falta de definición de la dependencia a la que debe pertenecer Mercadeo y sus funciones estratégicas en la institución, porque en algunos momentos pertenece al quehacer de la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones y en otros a la Dirección de Extensión, pasando de ejecutar procesos estratégicos, como los de comunicaciones, a procesos misionales, como los de extensión académica.
  • Falta de directrices para la atención integral a la ciudadanía de manera presencial.
  • Falta de personal de comunicaciones en las sedes de Fraternidad y La Floresta.
  • Falta de actualización de la planta de cargos de la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones.
  • Dependencia del presupuesto de inversión (cantidad, tiempos y trámites) para la contratación del personal de apoyo.
  • Falta de posicionamiento de la marca ITM en los diferentes públicos.
  • La comunicación efectiva con los egresados de la institución.
  • Inexistencia de procesos de gestión del conocimiento en los diferentes subprocesos de comunicaciones y publicaciones.
  • Los bajos honorarios para los profesionales y tecnólogos contratados por prestación de servicios, en comparación con lo que ofrece el mercado, lo cual nos hace poco competitivos en el sector de las comunicaciones.
  • Desconocimiento del manual para el manejo de situaciones de crisis desde el componente de comunicación.

Oportunidades de la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones:

  • Recuperar la confianza y la credibilidad de los diferentes públicos internos de la institución con un trabajo articulado, trasversal, efectivo y ágil para las áreas que cubren los procesos misionales, estratégicos y de apoyo.
  • Cambiar el tono de la comunicación, las campañas y los mensajes institucionales por uno serio, académico, respetuoso, cercano, claro y directo.
  • Restructurar de los subprocesos de la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones.
  • Fortalecer las estrategias de comunicación interna para llegarle de una manera efectiva y oportuna a los públicos internos de la institución.
  • Mejorar la información y la periodicidad de la actualización del sitio web.
  • Resaltar las actividades académicas e investigativas de los docentes y estudiantes.
  • Lograr un reconocimiento institucional y un posicionamiento de marca destacados a nivel regional y nacional, como una de las 20 mejores instituciones de educación superior en Colombia y una de las cinco más importante de Antioquia.
  • Aumentar las estrategias de comunicación propositiva y asertiva.
  • Gestionar las actividades de relaciones públicas y un relacionamiento estratégico con los públicos externos.
  • Resaltar las celebraciones de fechas especiales de impacto académico, social y cultural.
  • Identificar público objetivo a través de estudios de mercado y análisis de las principales partes interesadas.
  • Implementar la herramienta CRM (en inglés Customer Relationship Management, o Gestión de las Relaciones con Clientes) que permite segmentar, llegar a más público y conocerlo mejor.
  • Retomar los espacios televisivos de Contraseña y otros como estrategia de difusión de la información institucional y académica para la comunidad.
  • Retomar las publicaciones físicas del periódico La Tekhné y otras.
  • Poner en funcionamiento, nuevamente, el Taller de Artes Gráficas.
  • Activar grupos de Telegram y listas de difusión de WhatsApp como canal de comunicación con los públicos internos del ITM.
  • Activar nuevas redes sociales, como Tiktok, para llegarle a nuevos públicos y cautivarlos con la oferta y servicios del ITM.
  • Desarrollar nuevas estrategias de comunicación digital acorde a las nuevas dinámicas comunicacionales.
  • Realizar nuevos contenidos audiovisuales multiplataforma que impacten a los diferentes públicos internos y externos.
  • Activar el circuito cerrado de televisión o pantallas audiovisuales internas de las sedes como una herramienta estratégica de comunicación interna y difusión de los contenidos realizados en la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones.
  • Mejorar el modelo de atención integral a la ciudadanía, tanto física como digitalmente.
  • Implementar una Tienda ITM que ayude al posicionamiento de marca y a generar sentido pertenencia en la comunidad ITM.
  • Tener personal de comunicaciones en las sedes de la institución que requieran apoyo del área para los procesos misionales.
  • Aumentar el sentimiento de orgullo entre la comunidad ITM por pertenecer a la misma.
  • Posicionamiento y conexión internacional de la mano con la DCRI.
  • Fortalecimiento del relacionamiento y la comunicación con los egresados de la institución.
  • Constituir una spin off (unidad de negocio especial) que ofrezca servicios de comunicación y publicidad, que permita generar ingresos a la institución.

Fortalezas de la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones:

  • Las comunicaciones en el ITM están concebidas como un proceso estratégico que se vincula de manera transversal a todos los procesos misionales, estratégicos y de apoyo de la institución de manera unificada y con dependencia directa de la Rectoría.
  • Personal competente para el desarrollo de las funciones y la gestión de la comunicación, alineados a una estructura organizacional que define claramente los responsables de los procesos y sus alcances.
  • Existencia y diversidad de medios de comunicación internos, que a su vez tienen circulación externa, dada su naturaleza: periódico institucional, carteleras informativas, sitio web institucional adaptable a las diferentes plataformas de consulta (web responsive), correo electrónico para toda la comunidad ITM, redes sociales: Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn y Tiktok, Telegram, WhatsApp canal de YouTube, perfil de Spotify del ITM, boletines internos, entre otros.
  • Existencia de espacio para vallas y minivallas internas en los diferentes campus.
  • Puesto físico (ventanilla de información y servicio) de atención al ciudadano en las sedes de Robledo y Fraternidad.
  •  Implementación de procedimientos que permitan direccionar las necesidades comunicacionales a través del sistema de gestión de la calidad.
  • Equipos tecnológicos audiovisuales y de cómputo adecuados, en su mayoría, con los softwares necesarios para cumplir con el proceso estratégico de comunicaciones.
  • Credibilidad en la información emitida por los diferentes canales y medios internos y externos.
  • Sitio web actualizado con la norma técnica ICONTEC – NTC 5854 – Accesibilidad a páginas web.
  • Creación de contenidos radiales tipo podcasts en plataformas como Spotify.
  • Capacidad de adaptación a las nuevas formas de comunicación, producto de la digitalización de los diferentes procesos administrativos y académicos ante situaciones internas y externas ajenas a la dirección.
  • Buen relacionamiento estratégico con los medios de comunicación regionales y nacionales.

Amenazas de la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones:

  • Áreas que intentan realizar sus propios procesos comunicacionales, sin una línea estratégica y discursiva institucional, ante la supuesta falta de atención y gestión de la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones.
  • Redes sociales y canales de comunicación no oficiales de algunas áreas de la institución, lo cual no conserva la línea estratégica y discursiva institucional.
  • Falta de nivelación salarial en las plazas de libre nombramiento y remoción de la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones.
  • Alta rotación en los funcionarios y contratistas de la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones.
  • Pérdida del talento humano por los tiempos de contratación y los bajos honorarios en la prestación de servicio.
  • Avances tecnológicos que aumentan el riesgo de obsolescencia de la infraestructura TIC.
  • Desinterés de la comunidad académica, en especial de los estudiantes, por temas institucionales y académicos y por la información de servicio del ITM.
  • El rumor como medio de comunicación paralelo que genera ruido en la institución
  • Tercerización de los productos requeridos para ejecutar las diferentes acciones comunicacionales.
  • Posible disminución de las asignaciones presupuestales a la institución y a la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones que dificultan la ejecución de algunos proyectos.
  • Cambios administrativos del orden distrital, especialmente, y nacional que afectan el desarrollo de las actividades comunicacionales programadas.
  • Inexistencia de la política para el tratamiento de datos personales y de derechos de autor.

De este diagnóstico realizado con un análisis de la matriz DOFA se desprenden una serie de debilidades por corregir, unas amenazas por diezmar, unas fortalezas por consolidar y ampliar y, sobre todo, una serie de oportunidades por atender integralmente en el este Plan Estratégico de Comunicaciones con el firme propósito de lograr afianzar y fortalecer los procesos misionales, estratégicos y de apoyo institucionales, tanto internos como externos, para aportar al crecimiento diario del ITM como institución universitaria y su apuesta de transformación a
universidad pública y, de esta manera, seguir aumentando su impacto social en Colombia a través de su proyecto educativo.

Plan de comunicaciones como plan estratégico

Este plan de comunicaciones trasciende a un plan estratégico de comunicaciones porque guarda coherencia y articulación con el anterior Plan de Desarrollo 2020-2023: ITM a otro nivel y el actual Plan de Desarrollo 2022-2025: ITM hacia una era de universidad y humanidad y el principal proyecto de ambos: pasar de institución universitaria para convertirse en universidad pública con un enfoque humanista en sus procesos misionales de formación académica, investigación, extensión social y bienestar.

Además, ambos planes de desarrollo tuvieron la influencia, como uno de sus referentes, del Plan Educativo Municipal 2016-2027: “hacia una educación integral, humana y sostenible para apuesta de desarrollo de ciudad”, el cual fue formulado por la Secretaría de Educación de Medellín con el apoyo de la Corporación Interuniversitarias de Servicios, como “una herramienta de planeación prospectiva que permite direccionar y organizar las políticas de la educación de Medellín y las acciones a implementar en el sector educativo, posibilitando el desarrollo de estrategias dirigidas a avanzar hacia una visión compartida de futuro, trascendiendo acciones de corto plazo para generar los impactos y las transformaciones que la ciudad necesita”.
En ese sentido, este plan de comunicaciones se hace estratégico, ya que trasciende a un solo plan de desarrollo, como tradicionalmente sucede, y se convierte en el vehículo comunicativo y discursivo que plasme cada una de las metas propuestas y ayude a concretar las transformaciones de una meta común y de largo plazo del ITM, como lo es convertirse en universidad pública, privilegiando la formación integral desde la humanidad.

Además de lo expuesto, este plan estratégico de comunicaciones proyecta políticas comunicacionales para tres periodos rectorales: 2022-2034, con el firme propósito de lograr la transformación requerida de este componente, tanto en el fondo y la forma como se comunica dentro de la institución, como afuera de ella.

De esta manera, este plan propone un cambio de fondo en las estrategias comunicaciones: entender, dimensionar y percibir al ITM como una universidad y no como un instituto, ya que la percepción de instituto afecta no solo la imagen del ITM como institución de educación superior en el sector productivo, sino el sentido de pertenencia y el orgullo de los estudiantes por su alma mater, pues lo conciben aún como un instituto técnico y tecnológico y no como una universidad que ofrece pregrados y posgrados, inclusive, a nivel de doctorado. Por eso, es clave inculcar el mensaje alrededor del concepto de universidad como el lugar de encuentro para formación, la creación y la enseñanza, pero también como la universalidad para la comprensión de derechos, deberes, acciones y responsabilidades.

También se propone un cambio de forma en las estrategias de comunicaciones al priorizar al ser humano como eje central de los procesos misionales, estratégicos y de apoyo, tanto interna como externamente, entendiendo que quiénes viven al ITM son quienes viven la universidad, pues nos concentramos en lo experiencial de la presencia física y virtual de nuestros campus, programas y proyectos para despertar las emociones que lleve a los diferentes estamentos a sentirse orgullosos de su institución y a trabajar de manera conjunta por el crecimiento continuo de nuestra organización.

Así, el Plan Estratégico de Comunicaciones del ITM se convierte en el marco de actuación para la gestión de la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones -que es al mismo tiempo un proceso estratégico y transversal de la institución, según el mapa de procesos-, de acuerdo con un enfoque integral que promueve una cultura de comunicación efectiva, colaborativa y eficiente con sus diferentes públicos internos y externos.

3. Objetivos

Objetivo general

Desarrollar e implementar las estrategias integrales de comunicación, información, divulgación, promoción y atención al usuario de manera articulada con las diferentes dependencias de la institución para mantener a los públicos informados, acercar a los ciudadanos a los servicios de la institución, mejorar la reputación institucional y aportar al crecimiento del ITM en su proyecto educativo.

Objetivos específicos

  • Mantener informado a los públicos internos sobre el acontecer de la institución y del sector de la educación superior inherente a nuestra misión por los diferentes canales y medios institucionales.
  • Informar y promocionar la oferta, servicios, programas, actividades y acontecimientos positivos del ITM a la ciudadanía por canales y medios externos.
  • Atender de manera oportuna y eficiente las necesidades comunicacionales de las dependencias que garantizan los procesos misionales, estratégicos y de apoyo del ITM.
  • Descentralizar la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones de la sede de Robledo para tener presencia permanente en los diferentes campus.
  • Diseñar, realizar, publicar y actualizar los contenidos digitales y multimediales de las redes sociales y el sitio web institucional, así como ejecutar las estrategias de comunicación digital.
  • Autorizar la creación y cancelación de canales y cuentas oficiales de redes sociales y definir el manual de uso de estas.
  • Planear, ejecutar y apoyar los actos, ferias, certámenes y eventos generales de la institución, así como definir y aplicar el protocolo para estos.
  • Diseñar, conceptualizar y ejecutar la imagen gráfica del ITM, contenidos gráficos y animados para diferentes formatos, campañas publicitarias e institucionales y estrategias BTL de la institución.
  • Definir y contratar los planes de medios para la publicidad institucional en los medios de comunicación tradicionales, digitales, redes sociales y Google.
  • Definir, realizar, transmitir y publicar contenidos audiovisuales (incluye radiales y fotográficos) institucionales, además de alimentar y conservar el archivo audiovisual de la institución.
  • Diseñar, elaborar y publicar los periódicos, revistas o separatas impresas de información general e institucional, así como administrar y operar el Taller de Artes Gráficas de la institución.
  • Administrar y actualizar la información de las carteleras internas de información y las pantallas audiovisuales internas de las diferentes sedes.
  • Posicionar en Antioquia y Colombia la imagen institucional del ITM como una las mejores instituciones universitarias a nivel regional y nacional para aportar a la consolidación del ITM como la institución de educación superior líder del conglomerado público de Medellín.
  • Establecer mecanismos comunicacionales y logísticos para la rendición pública de cuentas de la institución.
  • Determinar, revisar y definir los lineamientos para la interacción con los públicos de interés y autorizar las publicaciones con información institucional.
  • Promover y garantizar unas positivas relaciones públicas con los medios de comunicación y demás públicos de la institución.
  • Definir y recomendar los voceros ante los medios de comunicación y prepararlos para las respectivas intervenciones.
  • Definir y ejecutar la estrategia de atención integral al ciudadano, tanto presencial como a distancia (telefónica y digitalmente) para garantizar su efectivo funcionamiento.
  • Velar por la actualización de los equipos tecnológicos audiovisuales, de cómputo y los softwares necesarios para la gestión de comunicaciones.
  • Garantizar el efectivo cumplimiento de las políticas, procedimientos y normas en el ejercicio comunicacional de la institución.
  • Apoyar actividades y eventos de mercadeo institucional.
  • Hacerle seguimiento a los procesos comunicacionales e informativos.
  • Aplicar el Manual de Comunicaciones para el Manejo de Crisis ante cualquier crisis causada por fenómenos naturales, de salubridad o generados por el ser humano, que afecten el desarrollo normal de las actividades del ITM.

4. Proyectos e indicadores

Este plan estratégico de comunicaciones tiene una serie de proyectos consignados en el Plan de Desarrollo: “ITM hacia una era de universidad y humanidad”, de los cuales se desprenden los productos con los cuales se plantean los indicadores para lograr darle cumplimiento tanto al plan de comunicaciones como al plan de desarrollo.

Proyectos de comunicaciones en el Plan de Desarrollo: ITM hacia una era de universidad y humanidad”

5. Públicos (stakeholders) del ITM

Públicos internos

Son aquellos públicos directos con los que se tiene relación institucional y contacto diario. Están integrados por esos grupos de personas que garantizan la prestación del servicio de la institución y por aquellos que se benefician directamente de esta. Los siguientes son los públicos internos definidos para ITM:

  • Consejo Directivo
  • Consejo Académico
  • Empleados
  • Docentes
  • Estudiantes de pregrado, posgrado y de los cursos de extensión.
  • Contratistas que prestan sus servicios directamente para los procesos misionales, estratégicos y de apoyo de la institución.

Públicos externos

Son aquellos públicos indirectos con los que se tiene relación institucional y contacto en determinadas ocasiones, cuando hay de por medio una necesidad para alguna de las partes. Están integrados por esos grupos de personas o entidades que tienen una participación indirecta en el quehacer institucional y por quienes son potenciales usuarios de sus servicios. Los siguientes son los públicos externos definidos para el ITM:

  •  Egresados
  • Alcaldía de Medellín y Conglomerado Público de Medellín.
  • Ministerio de Educación
  • Red de instituciones técnicas profesionales, tecnológicas y universitarias públicas de Colombia, REDTTU.
  • Comité Universidad Empresa Estado, CUEE.
  • G7+D, grupo de ocho instituciones universitarias o politécnicas, conformado por el ITM, el Pascual Bravo, el Colegio Mayor de Antioquia, Tecnológico de Antioquia, Politécnico Jaime Isaza Cadavid, Escuela de Artes Débora Arango, Institución Universitaria Digital de Antioquia e Institución Universitaria de Envigado.
  • G8, grupo de ocho universidades privadas y públicas, conformado por la Universidad de Antioquia, Universidad Nacional, Universidad de Medellín, Universidad CES, Universidad EIA, Universidad Pontificia Bolivariana, Unilasallista y Universidad EAFIT.
  • Instituciones educativas públicas y privadas de Medellín, Antioquia y Colombia.
  • Autoridades departamentales.
  • Autoridades nacionales.
  • Instituciones de educación superior nacionales.
  • Universidades internacionales con las que se tienen convenios.
  • Ciudadanía y vecinos
  • Familiares de la comunidad ITM.
  • Contratistas externos
  • Proveedores
  • Medios de comunicación

6. Subprocesos de comunicaciones y publicaciones:

Comunicaciones internas

Son los actos, eventos y contenidos comunicacionales informativos, de servicio, de trámites, de procedimientos internos y promocionales necesarios para la actividad diaria de los estudiantes, docentes, funcionarios y contratistas de prestación de servicios de los procesos misionales, estratégicos y de apoyo del ITM. Garantiza el acompañamiento estratégico comunicacional y cubrimiento informativo a todas las dependencias del ITM y sus respectivas áreas: Rectoría, Vicerrectoría General, Vicerrectoría de Docencia, Vicerrectoría Administrativa y Financiera, Vicerrectoría de Investigación y Extensión, Dirección de Bienestar Institucional, Dirección de Planeación, Departamento de Sistemas, Secretaría General y Dirección de Control Interno.

Comunicaciones externas y gestión de prensa

Son los eventos y contenidos informativos de carácter noticioso elaborados para dar a conocer los logros y hechos destacados académicos e institucionales del ITM a través de los medios de comunicación; los contenidos comunicacionales de anuncio o aclaración para el público externo; y los procesos de relaciones públicas.

Comunicación gráfica y publicitaria

Son los contenidos gráficos y el desarrollo conceptual y visual de las campañas publicitarias e institucionales para apoyar los procesos de comunicaciones internas y externas de la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones. También, se encarga de definir los planes de medios para la pauta institucional.

Comunicación audiovisual

Son los contenidos de televisión, radio, video y fotografía y las transmisiones de streaming que se realizan para apoyar los procesos de comunicaciones internas y externas de la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones.

Centro de atención integral al ciudadano

Es la orientación e información integral de servicio, trámites y procedimientos que se le brinda directamente al usuario -tanto público interno como externo- en los puestos de información físicos de los campus de Robledo y Fraternidad, telefónicamente y por mensajes directos de redes sociales y correo.

Comunicación digital

Son los contenidos y estrategias digitales y multimediales que se realizan para apoyar por procesos de comunicaciones internas, externas y de atención al usuario por medio del sitio web y las redes sociales, las cuales son administradas por esta área. También, se encarga de definir los planes de medios digitales para la pauta institucional.

Taller de Artes Gráficas (Imprenta ITM)

Son publicaciones físicas de periódicos, revistas, libros, cartillas, plegables, volantes, tarjetas y separatas propias e institucionales que se elaboran en la imprenta oficial del ITM.

7. Estrategias y acciones por subprocesos:

Estrategias y acciones de comunicaciones internas

  • Difusión de hechos destacados académicos, institucionales, servicios, trámites, eventos, campañas y contenidos relacionados con los procesos misionales, estratégico y de apoyo de cada una de las áreas y los estamentos del público interno del ITM.
  • Promoción de la oferta y servicios académicos, de extensión y de bienestar laboral entre los funcionarios, docentes y contratistas internos.
  • Apoyo en la realización de actos y eventos internos de convenios y de reconocimiento a funcionarios y docentes.
  • Planeación y realización de actos y eventos generales para los estudiantes.
  • Asesoría y acompañamiento a los directivos de la institución en eventos internos.
  • Cubrimiento informativo de los actos, eventos y ferias internas.

Productos y medios para las estrategias de comunicaciones internas:

• Boletines informativos internos
• Ecards (tarjetas virtuales)
• Afiches e impresos
• Infográficos
• Notas web
• Videos
• Registros fotográficos
• BTL (Below The Line): son estrategias publicitarias directas presencialmente.
• Correo interno
• Publicaciones en redes sociales (Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, Tiktok)
• Historias en redes sociales (Facebook e Instagram)
• Eventos
• Carteleras internas y pantallas audiovisuales internas.
• Rompetráficos
• Sitio web

Estrategias y acciones de comunicaciones externas y gestión de prensa

  • Difusión de hechos noticiosos destacados académicos e institucionales.
  • Promoción de la oferta y servicios académicos, investigativos y de extensión.
  • Apoyo, planeación y realización de eventos externos institucionales en ferias y con la ciudadanía.
  • Apoyo en la planeación y realización de actos y eventos generales para los egresados.
  • Asesoría y acompañamiento a los directivos de la institución en eventos externos.
  • Cubrimiento informativo de los actos, eventos y ferias externas, con participación institucional, que se requieran.
  • Monitoreo de medios de comunicación y registro de prensa.
  • Relacionamiento público con aliados estratégicos del sector privado y de los entes gubernamentales.

    Productos y medios para las estrategias de comunicaciones externas y gestión de prensa:

    • Boletines de prensa
    • Comunicados de prensa
    • Medios de comunicación tradicionales externos (prensa, radio y televisión).
    • Medios de comunicación digitales externos
    • Ecards (tarjetas virtuales)
    • Afiches e impresos
    • Infográficos
    • Notas web
    • Infográficos
    • Hilos de Twitter
    • Declaraciones en video y audio
    • Videos
    • Registros fotográficos
    • Publicaciones en redes sociales (Twitter, LinkedIn, Facebook, Instagram, Tiktok)
    • Historias en redes sociales (Facebook e Instagram).
    • Sitio web
    • Eventos

Estrategias y acciones de comunicación gráfica y publicitaria

  • Creación, diseño y conceptualización de campañas publicitarias e institucionales.
  • Definición de los planes de medios para la pauta institucional en medios de comunicación tradicionales.
  • Diseño, creación y definición de la imagen gráfica institucional.
  • Diseño y realización de contenidos y piezas gráficas.
  • Diseño y realización de animaciones digitales.
  • Apoyo en la planeación y realización de eventos internos y externos institucionales.
  • Asesoría y acompañamiento para el registro de marca de los logos del ITM.

    Productos y medios para la comunicación gráfica:

    • Ecards (tarjetas virtuales)
    • Infográficos
    • Afiches e impresos
    • BTL (Below The Line): son estrategias publicitarias directas presencialmente.
    • Vallas y minivallas
    • Banners
    • Carteleras
    • Rompetráficos
    • Correo interno
    • Publicaciones en redes sociales (Twitter, LinkedIn, Facebook, Instagram)
    • Historias en redes sociales (Facebook e Instagram)
    • Sitio web.
    • Eventos

Estrategias y acciones de comunicación audiovisual

  • Creación y conceptualización de contenidos audiovisuales institucionales y académicos.
  • Diseño, realización y publicación de programas de televisión.
  • Diseño, realización y publicación de contenidos radiales.
  • Diseño y realización de videos para redes sociales.
  • Adaptación de campañas publicitarias e institucionales a contenidos audiovisuales.
  • Planeación, realización y emisión de transmisiones por streaming.
  • Diseño y programación de la parrilla de contenidos para las pantallas audiovisuales internas y administración de estas.
  •  Diseño de estrategia de los canales de YouTube y otras plataformas del ITM y administración de estos.
  • Cubrimiento informativo audiovisual de los actos, eventos y ferias internas y externas que se requieran.
  • Apoyo en la planeación y realización de eventos internos y externos institucionales.

    Productos y medios para la comunicación audiovisual:

    • Notas informativas audiovisuales institucionales.
    • Documentales institucionales.
    • Videos verticales para Instagram, Tiktok, YouTube y otras redes sociales oficiales.
    • Videos institucionales y promocionales.
    • Videos publicitarios institucionales.
    • Transmisiones audiovisuales de streaming.
    • Programas de entrevista y opinión institucionales.
    • Podcasts y programas radiales institucionales en directo o en diferido.
    • Cuñas radiales institucionales.
    • Registros fotográficos.
    • Animaciones digitales para contenidos audiovisuales.
    • Canales de televisión, especialmente, regionales, como Telemedellín, Teleantioquia y otros.
    • Redes sociales (YouTube, Twitter, LinkedIn, Facebook, Instagram, Tiktok)
    • Historias en redes sociales (Facebook e Instagram)
    • Eventos

Estrategias y acciones del Centro de Atención Integral al Ciudadano

  • Atención personalizada al usuario para brindarle la información institucional requerida de manera presencial, telefónica o por mensaje directos de EVA (espacio virtual de atención) y redes sociales (Facebook e Instagram).
  • Orientación al usuario para sus trámites y procedimientos de manera presencial, telefónica o por mensajes directos de EVA o redes sociales (Facebook e Instagram).
  • Apoyo en la recepción y administración de objetos perdidos.
  • Promoción de los servicios y oferta académica, de extensión y de bienestar de la institución de manera presencial, telefónica o por mensaje directos de EVA o redes sociales (Facebook e Instagram).
  • Apoyo a la gestión de mercadeo institucional.
  • Apoyo en la planeación y realización de eventos internos y externos institucionales.

    Productos y medios para la comunicación gráfica:

    • Comunicación telefónica
    • Ventanillas de atención al usuario
    • Afiches e impresos
    • Carteleras internas
    • Rompetráficos
    • Mensajes directos de EVA y chat de Facebook e Instagram
    • Eventos

Estrategias y acciones de comunicación digital

  • Creación, definición y conceptualización de la estrategia digital institucional para las redes sociales oficiales (Facebook, LinkedIn, Twitter, Titktok, Instagram) y el sitio web.
  • Creación, conceptualización y publicación de contenidos digitales y multimediales institucionales y académicos en las redes sociales (Facebook, LinkedIn, Twitter, Titktok, Instagram) y sitio web.
  • Realización de videos verticales para redes sociales (Facebook, Instagram y Tiktok).
  • Diseño y programación de los contenidos digitales y multimediales para las redes sociales (Facebook, LinkedIn, Twitter, Titktok, Instagram y otras).
  • Adaptación de campañas publicitarias e institucionales a la estrategia digital.
  • Apoyo en la planeación y emisión de transmisiones por streaming.
  • Actualización y administración del sitio web y las redes sociales oficiales (Facebook, LinkedIn, Twitter, Titktok, Instagram).
  • Adaptación del sitio web o algunos de sus contenidos en inglés y en lengua de señas colombiana – español.
  • Definición de los planes de medios para la pauta institucional en medios de comunicación digitales, Google y redes sociales.
  • Cubrimiento informativo digital de los actos, eventos y ferias internas y externas que se requieran.
  • Apoyo en la planeación y realización de eventos internos y externos institucionales.
  • Promoción de la participación e interactividad en redes sociales oficiales.
  • Diseño y ejecución de correos masivos.
  • Asesoría a los directivos para las publicaciones de contenido digital en sus redes sociales.

    Productos y medios para la comunicación digital:

    • Publicaciones de contenido institucional y académico en redes sociales (Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram, Tiktok).
    • Historias en redes sociales (Facebook e Instagram).
    • Videos verticales para Instagram, Tiktok y otras redes sociales que lo requieran.
    • Hilos de Twitter.
    • Foto noticia
    • Infográficos
    • Notas web
    • Transmisiones audiovisuales de streaming.
    • Pop-up (ventanas emergentes en el sitio web)
    • Banners
    • Sitio web
    • Redes sociales
    • Eventos

Estrategias y acciones del Taller de Artes Gráficas (Imprenta ITM)

  • Diagramación y producción de material impreso institucional.
  • Producción de ediciones especiales de libros, separatas, periódicos, folletos, volantes, revistas, plegables.
  • Producción de tarjetas, libretas y diplomas institucionales.
  • Asesoría y acompañamiento a la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones en la contratación de producción de impresos ante externos.
  • Apoyo en la planeación y realización de eventos internos y externos institucionales.

    Productos y medios para la comunicación gráfica:

    • Afiches e impresos
    • Periódicos
    • Revistas
    • Libros
    • Separatas
    • Plegables
    • Volantes
    • Folletos
    • Imprenta
    • Eventos

8. Políticas de operación de la Gestión Estratégica de Comunicaciones del ITM:

  • El direccionamiento y la gestión de las estrategias de comunicación son responsabilidad de la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones, pero la acción permanente de comunicación es responsabilidad de todos. Por tanto, cada persona que conforma la comunidad ITM, en la medida de sus responsabilidades, es promotor de la comunicación e imagen positiva de la institución.
  • Los procesos comunicacionales de las diferentes dependencias del ITM serán direccionados, acompañados y supervisados por la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones, a través de los respectivos comunicadores enlaces, quienes deben garantizar los servicios y productos que respondan a la demanda y a la promoción de éstos por medio de las diferentes estrategias de comunicación.
  • Cualquier información que se requiera difundir a la opinión pública o internamente debe ser previamente revisada y autorizada por la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones, posicionando siempre al ITM como una marca unida a la Alcaldía de Medellín.
  • El envío de información institucional masiva por los diferentes medios y canales oficiales del ITM, como el correo electrónico, carteleras, vallas y las redes sociales, entre otros, son responsabilidad de la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones. Así mismo, es el área autorizada para revisar, corregir, definir, aprobar y determinar qué contenido puede ser compartido masivamente a la comunidad ITM por sus canales y medios oficiales.
  • Los requerimientos de la prensa se deben entregar de manera clara, oportuna y certera, acompañados de videos, audio y/o foto y el respectivo boletín informativo, generando contenido propio con perfil noticioso que facilite la divulgación.
  • Todas las comunicaciones deben tener la estructura discursiva basada en la de la Rectoría para todos los voceros del ITM; no habrá cabida a protagonismos individuales y siempre se hablará en nombre del ITM, es decir, en primera persona plural (nos), resaltando al ITM como
    INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA de la Alcaldía de Medellín y NO como Instituto Tecnológico Metropolitano. La línea discursiva de los legitimadores y voceros designados será exaltando siempre Institución Universitaria ITM.
  • El manejo de imagen, presentaciones y publicaciones de la institución se rigen por el Manual de Imagen Corporativa diseñado por la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones.
  • Todas las campañas propias institucionales deben alinearse a las campañas de posicionamiento de marca ITM diseñadas por la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones, entendiendo ésto como una estrategia integral de campañas, sin dejar de lado ninguna dependencia y siguiendo la ruta de generación de contenido informativo, formativo y emotivo.
  • La Dirección de Comunicaciones y Publicaciones pondrá a disposición de la ciudadanía, en lugares visibles y en medios electrónicos de fácil acceso, la información institucional conforme a los lineamientos de Gobierno Digital y Transparencia y Acceso a la Información Pública.
  • La Dirección de Comunicaciones y Publicaciones es la única autorizada y encargada de la creación y cierre de las diferentes cuentas de las redes sociales institucionales. Así mismo, cada una contará con una estrategia de Social Media teniendo en cuenta su público objetivo, el cual siempre debe ser un insumo de investigación e información cualitativa y cuantitativa.
  • Los eventos institucionales de posicionamiento de marca serán responsabilidad de la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones, desde el apoyo logístico hasta la asistencia técnica con personal idóneo con el fin de garantizar el éxito de éste.
  • La utilización de medios de comunicación para fines publicitarios, así como la pauta comercial y la gestión de medios para promocionar los diferentes proyectos, programas y eventos que se generen desde las diversas dependencias institucionales, deben ser revisados, acompañados y aprobados por la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones.
  • El uso de la sigla ITM, así como su logo y eslogan, es obligatorio en todas las páginas de enlace de internet, siempre que dichas páginas funcionen en los servidores de dominio de la institución. Si por alguna razón se requiere crear una página de enlace o un grupo en una red social en un servidor que no pertenezca al dominio de la institución, éste debe contar con la autorización del Rector, previo concepto del Comité de Propiedad Intelectual y de las direcciones de Sistemas y Comunicaciones, para que ese sitio pueda portar el nombre y emblemas del ITM.
  • Ante cualquier situación de crisis, por fenómenos naturales, de salubridad o provocados por el ser humano, que afecten la imagen institucional, su
    reputación y el quehacer de la organización, se debe actuar de acuerdo con el Manual de Comunicaciones para el Manejo de Crisis.

9. El mensaje del ITM

En el ITM somos conscientes de que la educación es el valor fundamental de la sociedad, el proyecto social por excelencia, pues nos permite entender la dinámica del acceso al conocimiento, la información, la ciencia, la tecnología, el saber y las humanidades, pero también porque nos da la posibilidad de entender el valor de la vida, las libertades, la palabra y del encuentro con el otro para lograr la escucha, el diálogo y la comprensión.

Por eso, en el ITM nos enfocamos en ofrecerle a los ciudadanos la oportunidad de transformar sus vidas mediante una educación superior de alta calidad, accesible, plural, incluyente, universal y humanista que garantice el desarrollo humano integral de los tecnólogos, profesionales, especialistas, magísteres y doctores que le entregamos al mundo.

En el ITM vamos más allá de la educación superior, de nuestro objeto misional, y nos convertimos en ese lugar de encuentro para satisfacer las necesidades del ser humano de encontrarse con nuevas personas, amigos y parejas, que se convertirán en su familia por elección para siempre. Un lugar para dialogar, soñar, comer, reír, hacer deporte, divertirse, jugar y leer; un lugar para encontrar bienestar.

Somos universidad y, por consiguiente, vivimos el campus, vivimos la universidad, como una experiencia fundamental de vida desde el rito de la clase hasta la cotidianidad del encuentro con el otro para trabajar por una innovación tecnológica esperanzadora y en una ciencia al servicio de la humanidad, especialmente, de los más necesitados.

Más que estudiante, egresado, docente, empleado o contratista, en el ITM privilegiamos a la persona, a ese ser humano que tiene dificultades y angustias, pero también alegrías y sueños. Somos empáticos. Por eso, siempre pensamos en el bienestar de nuestra comunidad y anteponemos su condición humana sobre su condición vinculante con nuestra institución.

Siempre debemos tener claro que somos el proyecto educativo más importante del Conglomerado Público de Medellín y uno de los de mayor alcance de Antioquia, inculcando respeto, honestidad, rectitud, compromiso, responsabilidad, perseverancia, transparencia, empatía, confianza y amor.

Tono de la comunicación

El tono de la comunicación del ITM como institución en sus mensajes y campañas institucionales y publicitarias, así como en las declaraciones de sus voceros es cercano, serio, respetuoso, incluyente, académico, humano, plural, directo y claro. Estos rasgos deben garantizarse siempre y no se segmentará el tono dependiendo del público al que se le esté hablando, ya que se debe lograr unificar el tono del discurso para darle legitimidad y reconocimiento. Tenemos claro que lo que cambia es el contenido de las campañas y los mensajes.

La línea discursiva de la institución y de los voceros será de carácter informativa, emotiva o formativa, todo dependiendo del contenido del mensaje o la campaña a transmitir. Se entienden por estas tres posibilidades lo siguiente:

  • Informativa: es la involucra datos, cifras o números que permiten dar comparativos y rendir cuentas. Ejemplo: la que se entrega para un proceso de inscripciones o matrículas.
  • Emotiva: es la que involucra las emociones de los hechos y transmite el sentir de una vivencia o experiencia en la institución o gracias a esta, sin importar si es positiva o negativa. Ejemplo: la que se entrega cuando ocurren actos de graduación.
  • Formativa: es la que involucra la generación de valores y deja mensajes de enseñanza y aprendizaje a la comunidad académica. Ejemplo: la que se entrega cuando se habla de un nuevo programa académico.Palabras claves en los mensajes y discursos del ITM:
    • Universidad
    • Excelente
    • Alta calidad
    • Humanismo
    • Universal
    • Presencia
    • Transformación
    • Gratitud
    • Proyección social
    • Sociedad
    • Oportunidades
    • Innovación
    • Tecnología
    • Globalidad
    • Sostenibilidad
    • Transparencia
    • Humanidad
    • Cercanía
    • Emprendimiento
    • Vivir
    • Diálogo
    • Familia
    • Inclusión
    • Igualdad
    • Género
    • Diversidad
    • Cultura

10. Vocería y manejo de la información:

La Dirección de Comunicaciones y Publicaciones del ITM será la única dependencia encargada de la relación con los medios de comunicación y del manejo de la información ante estos. Además, será la responsable de designar los voceros oficiales para los temas institucionales y académicos sobre los cuales deba expresarse la institución.

Los criterios para el manejo de la información, la preparación de los voceros, las estrategias comunicacionales e informativas, su alcance y los medios y canales de información que se implementen en el ITM, serán definidos y ejecutados por la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones.

La relación con los medios de comunicación siempre tendrá un carácter institucional y estará basada en principios de respeto, veracidad y autonomía. No hay cabida para los protagonismos individuales. La protagonista es la institución y el nombre ITM siempre debe sobresalir sobre cualquier particular.

Voceros

  • Rector(a) ITM: es el vocero principal para cualquier información institucional o académica, si así se requiere, y siempre será la primera opción para la atención de medios de comunicación y en los eventos internos y externos de toda índole. Es el máximo representante del ITM y, por ende, tiene la primera vocería ante cualquier público interno de la institución y en las relaciones con los entes gubernamentales, las demás instituciones de educación en Colombia y el mundo y las empresas privadas. En ese sentido, tiene potestad de asumir o delegar la vocería sobre cualquier tema institucional o académico -positivo o negativo- en otros directivos de menor rango.
  • Vicerrectores, directores y secretario general: son voceros de los temas administrativos, operativos e instituciones de su especialidad, siempre con previa delegación de la Rectoría o la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones de la institución. Cada directivo es el vocero de los temas de su despacho y de aquellos que por indicación específica de la Rectoría se les encomienden en casos especiales, situaciones de crisis, programas o proyectos propios o que articulen el actuar de varias dependencias o en coordinación con otras entidades públicas o privadas.
  • Decanos y jefes de departamento: son voceros de los temas administrativos o académicos de sus facultades o programas académicos, siempre con previa delegación de la Rectoría o la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones de la institución. En orden jerárquico, el primer vocero delegado es el Decano y, si este lo considera, puede delegar la vocería en un jefe de departamento.
  • Docentes: son voceros únicamente para temas académicos o investigativos específicos sobre los cuales tiene dominio y conocimiento, siempre con previa delegación de la Rectoría, Decanatura y Dirección de Comunicaciones y Publicaciones, en ese orden.

11. Imagen institucional

Con base en el espíritu del Plan de Desarrollo: “ITM hacia una era de universidad y humanidad” y lo que ha expresado el Rector Alejandro Villa sobre que “la universidad no es solo centro de formación en el conocimiento, la ciencia o la investigación. También se vive la universidad. Se viven en ella la hermandad, la amistad o el compañerismo. Bienestar, la biblioteca, el gimnasio y la cafetería son todos expresión de una arqueología de la presencia. Así vale la pena resistir. Resistimos para no desaparecer”, la imagen que propone este Plan de Comunicaciones gira en torno al concepto “Vive ITM, vive la U” con el color azul institucional como base de toda la imagen y los colores que identifican a cada una de las cuatro facultades.

El verde se implementa para la Facultad de Ciencias Exactas y Aplicadas, el morado para la Facultad de Artes y Humanidades, el naranja para la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas y el azul para la Facultad de Ingenierías.

Imágenes

12. Estructura organizacional de la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones

La Dirección de Comunicaciones y Publicaciones, como proceso estratégico y transversal, debe atender los procesos comunicativos de todas las siguientes áreas y dependencias de la institución y en todas las sedes (Robledo, Fraternidad, La Floresta, Castilla y Prado):

  • Rectoría.
  • Vicerrectoría de Docencia:
    • Facultad de Artes y Humanidades
    • Facultad de Ingenierías
    • Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas.
    • Facultad de Ciencias Exactas y Aplicadas.
    • Dirección de Biblioteca y Extensión Cultural
    • Dirección de Autoevaluación
    • Departamento de Admisiones y Programación Académica
    • Departamento de Laboratorios
  • Vicerrectoría de Investigación y Extensión:
    • Dirección de Extensión Académica
    • Mercadeo
    • Dirección de Investigaciones
    • Dirección de Cooperación de relaciones Internacionales.
  •  Vicerrectoría Administrativa y financiera:
    • Departamento Financiero y Comercial
    • Departamento de Área Física y de Servicios Generales.
  • Vicerrectoría General:
    • Dirección de Sedes
    • Departamento de Personal
  • Dirección de Bienestar Institucional:
    • Desarrollo Humano
    • Cultura
    • Deporte
    • Salud
    • Atención Socioeconómica
    • Diversidad
    • Aula Pedagógica
  • Dirección de Planeación
  • Departamento de Sistemas
  • Secretaría General
  • Dirección de Control Interno

Para atender todas estas dependencias y áreas, se necesita, mínimo, el siguiente equipo:

  • Seis comunicadores organizacionales (uno de ellos con funciones de coordinación) para las comunicaciones internas como enlaces de diferentes áreas y gestionar los procesos audiovisuales, gráficos, de eventos, promocionales, de prensa y digitales con la Dirección de Comunicaciones.
  • Cuatro comunicadores audiovisuales (uno de ellos con funciones de coordinación) para realizar los programas de televisión, los programas de radio y podcast, los videos promocionales, las notas informativas, los spots publicitarios y las transmisiones institucionales, entre otros.
  • Cuatro diseñadores gráficos, publicistas o comunicadores gráficos (uno de ellos con funciones de coordinación) para la elaboración permanente de piezas gráficas, infográficos, animaciones digitales y diseño y diagramación de piezas y material impreso institucional.
  • Tres comunicadores digitales (uno de ellos con funciones de coordinación) para toda la administración y actualización del sitio web y las redes sociales y para la realización de información digital, videopost y contenido multimedia institucional.
  • Dos comunicadores para las comunicaciones externas, gestión de prensa, las relaciones públicas, la realización de boletines de prensa, productos informativos para el público externo, atención a medios, organización de ruedas de prensa y para el relacionamiento con el Conglomerado Público y las entidades público y privadas de Medellín, Antioquia y Colombia.
  • Tres auxiliares del Taller de Artes Gráficas (uno de ellos con funciones de coordinación con de la sede Prado) para la producción de material impreso, además de la atención a la ciudadanía presencial, telefónica y digitalmente.
  • Tres auxiliares para los puestos de atención a la ciudadanía presencial de manera permanente en las sedes de Fraternidad y Robledo.
  • Un auxiliar administrativo para la gestión administrativa de la Dirección de Comunicaciones y Publicaciones.

13. Presupuesto

Este Plan Estratégico de Comunicaciones 2022-2025 requiere de un presupuesto de inversión que oscila en los 7.500 millones de pesos para el cuatrienio, recursos que se destinan para los siguientes rubros:

  • Prestadores de servicios profesionales.
  • Prestadores de servicios de apoyo.
  • Pauta publicitaria en los diferentes medios de comunicación y digitales.
  • Material P.O.P. o merchandising.
  • Equipos audiovisuales.
  • Emisiones de programas de televisión.
  • Impresiones y producción de material impreso.
  • Mantenimiento del sitio web.
  • Edictos de ley.
  • Operador logístico para eventos.

El presupuesto no está exacto porque los valores de la pauta publicitaria, el sostenimiento del sitio web, la producción de material impreso, por citar algunos ejemplos, varía semestral y anualmente.

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