Secretaría General
Hace parte del proceso de Gestión Estratégica de la Institución. Asesora a la alta dirección en la validación, adopción de estrategias y políticas que orientan la gestión institucional, en procura de que los actos y actuaciones consecuencia de la dinámica de los diferentes procesos institucionales, estén amparados en las disposiciones legales vigentes, atendiendo los principios de transparencia, acceso, gestión y custodia de la información. Asiste en términos jurídicos las convocatorias de elecciones de los diferentes estamentos de la Institución; además planea y apoya como secretaría técnica, el desarrollo de las sesiones de los Consejos Directivo y Académico, incluyendo elaboración y publicación de las actas, y acompañamiento jurídico en la proyección de los actos administrativos que emanen ambos cuerpos colegiados. Dirige de manera técnica, objetiva y legal los procesos contractuales que le sean expresamente delegados. Define los lineamientos jurídicos respecto al tratamiento y respuesta de PQRS; y además, realiza actividades de revisión y seguimiento que apuntan a la actualización del normograma institucional.
Oficina Asesora Jurídica
Realiza recomendaciones de corte legal y presta asesoría jurídica a las diferentes unidades de gestión y dependencias de la Institución. Tiene la responsabilidad de emitir los lineamientos técnicos y normativos relacionados con la naturaleza, carácter e implicaciones legales y administrativas del proceso de Adquisición de Bienes, Obras y Servicios. Además, acompaña el ejercicio jurídico de los procesos judiciales donde se represente a la Institución ante la justicia ordinaria y contencioso administrativa. Apoya al Secretario General en el seguimiento, control y cumplimiento de la decisiones emanadas de los Consejos Directivo y Académico, y además, acompaña la revisión de la legalidad de los actos administrativos que suscriba Rectoría, respuestas derechos de petición, tutelas y acciones de cumplimiento; reporte a entes de control y organismos gubernamentales.
Departamento de Archivo Central
Es responsable de la Gestión Documental y Conservación del Patrimonio Documental del ITM. Coordina el proceso de actualización de las Tablas de Retención Documental Institucionales y el Cuadro de Clasificación Documental de la entidad. Además, lidera la implementación del Programa de Gestión Documental, y el Plan Institucional de Archivos (PINAR). Como dependencia experta en gestión documental y Archivo, presenta recomendaciones a la Secretaría General respecto a la actualización normativa y de procedimientos relacionados con la materia, garantizando la adecuada gestión documental en la Institución. A su vez, asesora y oferta capacitaciones a las diferentes dependencias de la institución, referente a la debida gestión documental y archivo de a información, conforme las normas, procedimientos y políticas vigentes. Finalmente, coordina las transferencias primarias y secundarias, con miras a la garantía en a conservación y destino final de los documentos.
